Văn phòng ảo vẫn là sự chọn lựa tốt nhất cho các công ty năm 2020?

Chúng ta đều biết rằng mô hình dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm cho mình một mức đáng kể về chi phí thuê văn phòng, phòng ốc, không gian làm việc. Ngoài ra, văn phòng ảo còn mang lại doanh nghiệp bạn, nhất là các doanh nghiệp Văn phòng ảo startup, SME nhiều tiện ích khác nữa. Ở bài viết này, Công ty Office168 sẽ tổng hợp những tiện ích mà mô hình văn phòng ảo mang lại để bạn có thể lựa chọn cho mình những phương án hiệu quả cho việc phát triển kinh doanh của mình.

Khái niệm văn phòng ảo?

Định nghĩa của Wiki về văn phòng ảo là: “hình thức văn phòng cung cấp những dịch vụ tiện ích văn phòng mà không cần đến diện tích thực tế”. Thường thường dịch vụ này sẽ được cung cấp bởi một công ty về mặt bằng hoặc bất động sản.

Những tiện ích văn phòng mà văn phòng ảo cung cấp là gì? Là các tiện ích để giải quyết vấn đề của tổ hợp dịch vụ văn phòng một công ty:

• Bộ phận tiếp tân, bưu phẩm

• Thông tin đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh…

• Những tiện ích đi kèm từ đơn vị cung cấp dịch vụ

Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo

Tiết kiệm chi phí

Khi doanh nghiệp hoạt động ở giai đoạn đầu thường vật lộn với nhiều chi phí và có nhiều rủi ro. Khi xây dựng một nơi làm việc bạn phải tốn rất nhiều mức phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống tỏa nhiệt,…. Những chi phí này tưởng chừng như nhỏ nhưng khi cộng tất cả lại sẽ thành khoản phí khổng lồ. Những đơn vị hàng đầu hiện nay ở TPHCM như Office168 - Đơn vị cho thuê văn phòng,... đều cung cấp những tiện ích kể trên.

Đối với vấn đề này, thuê văn phòng ảo còn xử lý được hơn cả trông đợi, trước hết, công ty sẽ không phải đầu tư quá nhiều chi phí cho một nơi làm việc. Hơn thế nữa, địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp còn được đặt tại các khu vực đắc địa, điều này làm tăng khả năng giao tiếp được với đối tác, nguồn vốn và khách hàng.

Thuận tiện cho việc kinh doanh

Một công ty nhỏ muốn tạo được dấu ấn với đối tác lớn ngay từ lần gặp mặt đầu tiên thì địa chỉ văn phòng là một điểm đáng chú ý. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thì doanh nghiệp đã có địa chỉ đáng tin cậy. Các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đi kèm kinh doanh nơi làm việc và có vị trí đẹp. Nghĩa là, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được sở hữu vị trí, cũng như các dịch vụ kèm theo của nó. Khi gặp đối tác, công ty có thể dùng các phòng họp sẵn có. Chính vì thế, văn phòng ảo giúp nâng cao hình ảnh cho công ty, nhất là các doanh nghiệp giai đoạn đầu phát triển.

Với những công ty ở giai đoạn đầu phát triển, sử dụng văn phòng ảo không chỉ tiết kiệm 917 Nguyễn Trãi, Phường 14, Quận 5, TP HCM chi phí; mà còn làm quá trình đăng ký kinh doanh đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng dịch vụ này, trước hết người chủ công ty sẽ có địa điểm đăng ký kinh doanh thuận tiện, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí nữa. Nếu so sánh với số tiền bỏ ra để thuê mặt bằng mới hoàn toàn. Hơn thế nữa, khi lựa chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo của Office168 - ở địa chỉ Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM trong thời hạn một năm; chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong giai đoạn đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Thông tin liên lạc ổn định

Lợi ích tiếp theo mà chúng tôi muốn đề cập đến chính là thông tin liên hệ. Bạn nghĩ sao nếu phải dành thời gian để tuyển dụng thêm nhân viên và chi phí để nhân sự sắp xếp các lịch hẹn, người phải luôn trực ở tiếp tân 24/24,…

Với văn phòng ảo, công ty đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng công ty sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm chủ trong việc giao tiếp với khách hàng và đối tác mà không mất nhiều thời gian.

Công ty hợp pháp

Tại Việt Nam, loại hình văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được pháp luật công nhận. Khi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ văn phòng ảo thì không hề khó khăn. Bởi lẽ, văn phòng ảo được coi là địa điểm giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Vị trí đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với đơn vị chức năng và có người đại diện pháp luật. Vì thế, việc chọn thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với pháp luật Việt Nam.

Văn phòng ảo thật sự sẽ mang đến cho công ty những gì mà một công ty hiện đại cần trong năm 2020. Chúng tôi hy vọng với những chia sẻ từ bài viết này, các bạn  sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích cho sự chọn lựa trong năm 2020 này. Mến chúc các bạn sức khỏe, niềm vui và thành công.